Objeto
Foi publicada em Diário da República, em 20 de dezembro de 2021, a Lei n.º 93/2021, que transpõe a Diretiva (EU) 2019/1937.
Estabelece o processo de denúncia e tutela do denunciante (e de qualquer pessoa que lhe preste auxílio) que no setor público ou privado e no seio do seu contexto profissional tenha obtido informações sobre infrações.
A presente Lei impõe igualmente obrigações ao Estado e demais pessoas coletivas de direito público, no entanto este Legal Flash referir-se-á apenas às entidades privadas com 50 ou mais trabalhadores.
A. Enquadramento
O que pode ser alvo de denúncia?
Qualquer ato ou omissão que seja contrário a normativos constantes da legislação nacional ou comunitária em matérias relacionadas, em outras, com contratação pública, branqueamento de capitais, mercados financeiros, financiamento de terrorismo, segurança de produtos, segurança dos transportes, segurança alimentar, proteção ambiental, saúde pública, defesa do consumidor, proteção de dados pessoais, concorrência.
A denúncia pode abranger infrações cometidas, que se encontrem a ser cometidas ou cujo cometimento se consiga antecipar.
Quem pode denunciar?
Qualquer pessoa que se depare com informações relativas a infrações que tenha obtido no âmbito da sua atividade profissional – aqui incluídos candidatos, os trabalhadores do setor privado, social e público, ex-trabalhadores mas também os prestadores de serviços, subcontratantes, fornecedores (ou quaisquer pessoas sob a supervisão destes), os titulares de participações sociais ou membros de órgãos estatutários, voluntários ou estagiários (independentemente de serem ou não remunerados).
O denunciante beneficia de condições especiais de proteção, as quais, entre outras, visam assegurar o anonimato e evitar ações de retaliação (diretas ou indiretas).
B. Canais de Denúncia Internos
O que tenho que fazer?
Se emprega 50 ou mais trabalhadores, saiba que deverá criar canais de denúncia internos que:
- Garantam a apresentação e o seguimento seguro de denúncias, a fim de assegurar a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia;
- Impeçam o acesso de pessoas não autorizadas à informação;
- Sejam operados internamente, para efeitos de receção e seguimento de denúncias, por pessoas ou serviços designados para o efeito.
Nota: As entidades com 249 trabalhadores ou menos poderão partilhar recursos no que diz respeito à receção de denúncias e ao respetivo seguimento.
Como devo operar estes canais de denúncia internos?
Para efeitos de receção de denúncias estes canais são operados pela empresa (de forma interna) ou com o apoio de terceiros (de forma externa), devendo posteriormente as denúncias ser sempre objeto de seguimento interno. As empresas estão obrigadas a designar pessoas ou serviços para este efeito e a garantir que a entidade do denunciante, e informações das quais possa resultar a sua identificação, têm carater confidencial e com acesso restrito a um grupo determinado de pessoas.
As denúncias têm forma?
Sim. As denúncias devem poder ser apresentadas por escrito e/ou verbalmente (neste último caso ou por via de um sistema de mensagem de voz ou em reunião presencial requerida pelo denunciante).
Que prazos devo considerar?
- 7 dias para notificação do denunciante da receção da denúncia e dos requisitos para apresentação de denúncia externa (se aplicável) – que será o caso quando, por exemplo, não existir canal de denúncia interno, ou quando este admita apenas a apresentação de denúncias por trabalhadores e o denunciante não o seja, ou quando exista risco de retaliação;
- No prazo máximo de 3 meses – comunicação ao denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, a contar da data da receção da denúncia;
- 15 dias após a respetiva conclusão – no caso de o denunciante ter requerido (o que pode fazer a qualquer momento), a comunicação do resultado da análise efetuada.
Que cuidados ter no tratamento de dados pessoais?
A confidencialidade da denúncia incluindo a proteção da identidade do denunciante e denunciado, são elementos essenciais para o cumprimento das regras dos canais de ética, sendo que o seu incumprimento poderá levar cumulativamente à aplicação de coimas conforme previstas no regulamento comunitário em matéria de RGPD, ou seja, no limite, a coima até Euros 20.000.000,00 ou 4 % do volume de negócios anual do grupo.
O registo das denúncias recebidas deverá ser conservado, pelo menos, durante o período de 5 anos e, independentemente disso, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
A CCR Legal e a PwC (de cuja network legal a CCR faz parte) dispõem dos recursos técnicos, tecnológicos e humanos para ajudar de forma holística e multidisciplinar nas seguintes temáticas:
- Implementação de um canal de denúncias interno, com canais alternativos de reporte, incluindo a implementação de uma ferramenta de gestão de denúncias, adaptada à realidade de cada empresa. Em muitas situações este canal é passível ser implementado por via do recurso à tecnologia já existente no seio das empresas;
- Operação do canal de denúncias interno (receção de denúncias), considerar a criação/contratação de equipa de colaboradores experientes e sensibilizados para matérias complexas e particularmente sensíveis como é o caso de uma denúncia – a qual poderá receber, registar e encaminhar as denúncias recebidas;
- Realização de investigações no âmbito das denúncias recebidas, através do acompanhamento, assistência e assessoria na investigação das denúncias, através da realização de uma análise independente, factual e que cumpra com todos os requisitos da lei;
- Elaboração de documentação de suporte, como regulamentos internos/políticas internas (i.e., políticas de comunicação de irregularidades, códigos de conduta, ética – nos quais se aborde o tema da denúncia), que permita enquadrar, de uma forma substantiva e processual, quais as melhores formas de atuar perante cada denúncia;
- Tratamento de dados pessoais, envolver a área de proteção de dados e o respetivo Encarregado de Proteção de Dados ou o responsável por Privacy, atendendo à necessidade de realização de uma Avaliação de Impacto de Proteção de Dados, de se incluir o canal no registo de tratamento de dados da entidade e atualizar a Política de Privacidade.
C. Canais de Denúncia Externos
O denunciante apenas poderá recorrer ao canal de denúncia externo (e.g., ACT, Órgãos de Polícia Criminal, ASAE, Autoridade da Concorrência, ANACOM, Banco de Portugal) quando não existir canal de denúncia interno, quando este último apenas estiver acessível a trabalhadores, quando o denunciante tiver motivos para crer que a denúncia não será eficazmente conhecida ou quando temer por retaliação, tenha sido apresentada denúncia à qual não foi dado seguimento OU quando a infração constituir crime ou contraordenação punível com coima superior a Euros 50.000,00.
As denúncias apresentadas por via de canais de denúncia externos são apresentadas perante as autoridades competentes, nos termos, prazos e condições fixados na lei.
D. Considerações finais
Consequências do incumprimento?
Em função da gravidade e do inadimplente (pessoa singular ou coletiva) as coimas poderão ir de Euros 500,00 a Euros 250.000,00.
Se o mesmo facto constituir simultaneamente crime e contraordenação, o agente será sempre punido a título de crime.
Quando entram em vigor as medidas aprovadas?
A lei aprovada na Assembleia da República entrará em vigor 180 dias após a sua publicação, isto é, no próximo dia 18.06.2022.
Ressalvamos que nos parece natural que venha a existir regulamentação posterior, uma vez que a lei não esclarece coisas importantes para a aplicação prática dos procedimentos pelas empresas.
As informações acima não pretendem ser uma análise exaustiva à totalidade das alterações ao regime legal vigente, mas uma seleção daquelas que a CCR Legal entende serem as mais relevantes, e não dispensam a consulta da CCR Legal e/ou diplomas às quais as mesmas se referem. Para mais informações contacte:
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