Enquadramento
Nos termos das competências que lhe são atribuídas, o Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção I. P. (“IMPIC”) aprovou o Regulamento n.º 276/2019, de 26 de março (“Regulamento”), relativo à prevenção e combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo no setor do imobiliário (“BC/FT”), que entrou em vigor no passado dia 26 de junho.
1. Objeto e Âmbito de Aplicação
O Regulamento vem estabelecer as condições de exercício e definir os procedimentos, instrumentos, mecanismos e formalidades inerentes ao cumprimento dos deveres, gerais e específicos, que já decorriam da Lei n.º 83/2017, de 18 de Agosto (“Lei”) e os demais aspetos necessários a assegurar para o cumprimento dos deveres de prevenção e combate ao BC/FT, para as entidades que exerçam, em território nacional, atividades imobiliárias, sujeitas à fiscalização do IMPIC.
Consideram-se como entidades que exercem atividade em território nacional, aquelas que (i) tenham sede estatutária ou efetiva em Portugal ou aqui desenvolvam as atividades supra referidas através de sucursais, agências, delegações, representações permanentes ou outras formas locais de representação e (ii) que desenvolvam as atividades supra referidas relativamente a edifícios ou outros imóveis situados em Portugal.
O Regulamento é aplicável às entidades, independentemente da sua natureza financeira ou não financeira (“Entidades Imobiliárias”), que exerçam as seguintes atividades imobiliárias ou, nos casos aplicáveis, pratiquem os atos materiais de: (i) mediação imobiliária, (ii) compra, venda, compra para revenda ou permuta de imóveis, (iii) promoção imobiliária, e (iv) arrendamento de bens imóveis.
2. Deveres Gerais e Medidas Restritivas
Para o cumprimento dos deveres gerais e específicos decorrentes da Lei e restante legislação aplicável, as Entidades Imobiliárias devem observar igualmente todos os procedimento definidos no Regulamento.
Quanto aos deveres de controlo, destacamos que as entidades obrigadas, através do respetivo órgão de administração, devem definir e adotar políticas e procedimentos (proporcionais à sua natureza, dimensão e complexidade e à atividade por si prosseguida) que permitam controlos que se mostrem adequados (i) à gestão eficaz dos riscos de BC/FT a que estejam ou que venham a estar expostas e (ii) ao cumprimento das normas legais e regulamentares em matéria de prevenção de BC/FT.
A qualidade, adequação e eficácia das políticas e dos procedimentos e controlos devem ser monitorizadas, através de avaliações periódicas e independentes, efetuadas com uma prioridade adequada ao risco associado a cada umas das áreas de negócio da entidade obrigada.
- b. Procedimentos Gerais de Identificação e Diligência
O Regulamento veio igualmente desenvolver e especificar regras para o cumprimento do dever de identificação e diligência, o qual já se encontrava previsto na Lei.
Um dos aspetos que merece relevo, é a obrigação de recolha pelas Entidades Imobiliárias dos elementos de identificação dos clientes, dos intervenientes na transação imobiliária e, em alguns casos, dos respetivos representantes, em caso de contrato-promessa de compra e venda ou de arrendamento, em momento anterior à sua celebração.
Adicionalmente, são desenvolvidos e especificados o tipo de elementos de identificação, nomeadamente, nos casos de menores, clientes que estejam desempregadas ou sejam reformadas, empresários em nome individual e entidades estrangeiras que apenas venham proceder a um ato isolado ou exercer atividade em território nacional por período inferior a um ano.
Quanto à identificação de pessoas coletivas ou de centros de interesse coletivo, para além dos deveres já decorrentes da Lei, é especificado que, quanto a certo tipo de informação, sempre que a mesma não resulte dos elementos comprovativos utilizados, as Entidades Imobiliárias podem, em função do risco concreto identificado, recorrer a fontes de informação consideradas idóneas e suficientes ou à declaração escrita, em suporte físico ou eletrónico, do cliente ou respetivo representante.
- c. Situações de Risco Baixo e identificação dos Beneficiários Efetivos
Nos casos de risco baixo de BC/FT, para que a comprovação dos elementos identificativos dos beneficiários efetivos possa ser realizada com base em declaração emitida pelo cliente ou por quem legalmente o represente, o Regulamento exige que se encontrem, cumulativamente, preenchidos os seguintes requisitos: (i) a Entidade Imobiliária, em momento anterior ao da transação, reduza a escrito as circunstâncias que atestam a verificação de uma situação de risco comprovadamente reduzido, (ii) a informação relativa ao beneficiário efetivo não ofereça dúvidas quanto à sua atualidade e exatidão, (iii) o interveniente esteja estabelecido em país ou território de baixo risco, de acordo com o Anexo II da Lei, e (iv) a Entidade Imobiliária proceda de imediato à comprovação da identidade do beneficiário efetivo, caso tome conhecimento de qualquer circunstância suscetível de pôr em causa a verificação de uma situação de risco comprovadamente reduzido.
- d. Procedimentos Conservatórios
As Entidades Imobiliárias devem conservar, durante um período de 7 anos, (i) os elementos obtidos no âmbito dos procedimentos de identificação e diligências previstos na Lei, (ii) as cópias das comunicações efetuadas e recebidas nos termos da Lei, e (iii) os documentos comprovativos das operações efetuadas e dos competentes registos, devendo os mesmos estar à disposição das entidades com competência na prevenção e combate ao BC/FT, bem como do IMPIC.
- e. Responsável pelo Cumprimento Normativo
As Entidades Imobiliárias deverão designar um elemento da sua direção de topo ou equiparado, desde que detentor dos poderes e competências necessários para zelar pelo controlo do cumprimento do quadro normativo em matéria de prevenção e combate ao BC/FT (i.e., o responsável pelo cumprimento normativo “RCN”), sempre que a entidade seja (i) uma sociedade por quotas ou empresário em nome individual cujo número de colaboradores, em regime de contrato de trabalho ou de prestação de serviços, seja superior a cinco ou (ii) uma sociedade anónima. A nomeação tem de ser comunicada ao IMPIC no prazo de 60 dias úteis a contar da designação e quaisquer alterações deverão ser comunicadas no prazo de 20 dias úteis a contar da data da sua ocorrência.
As Entidades Imobiliárias devem, nos termos da Lei e do Regulamento, assegurar que são ministradas ações específicas e regulares de formação (as quais deverão ser objeto de um registo atualizado e completo, a ser disponibilizado ao IMPIC sempre que solicitado) aos dirigentes, trabalhadores e colaboradores cujas funções sejam relevantes para efeitos de prevenção e combate ao BC/FT. A frequência dos programas de formação deverá ser efetuada da seguinte forma:
- i. Entidades com um a cinco colaboradores: uma ação de formação em cada dois anos civis;
- ii. Entidades com seis a dez colaboradores: uma ação de formação para cada ano civil;
- iii. Entidades com mais de dez colaboradores devem assegurar de forma rotativa que os seus colaboradores recebam formação adequada, sendo que no mínimo deverá ser efetuada uma ação de formação por cada ano civil, sempre com a presença do RCN.
- g. Comunicação e Relatório de Irregularidades
As Entidades Imobiliárias estão obrigadas à elaboração de um relatório anual que deverá conter (i) a descrição dos canais específicos, independentes e anónimos que internamente assegurem, de forma adequada, a receção, o tratamento e o arquivo das comunicações de irregularidades e (ii) uma indicação sumária das comunicações internas recebidas e do respetivo processamento.
Este relatório deve ser conservado pelo prazo de sete anos e ser disponibilizado ao IMPIC sempre que solicitado.
As Entidades Imobiliárias deverão dispor de mecanismos permanentes, rápidos e seguros, que garantam uma execução imediata, plena e eficaz das medidas restritivas previstas na legislação aplicável, devendo monitorizar, através de avaliações periódicas o correto funcionamento dos meios e mecanismos implementados, devendo elaborar um relatório que deve ser disponibilizado pela Entidade Imobiliária, através do RCN quando aplicável, a solicitação do IMPIC.
3. Comunicação de Atividades Imobiliárias
As Entidades Imobiliárias deverão comunicar ao IMPIC (as “comunicações obrigatórias”): (i) a data de início de atividade, (ii) os elementos relativos a cada transação imobiliária em que intervenham, e (iii) os elementos relativos a contratos de arrendamento cujo valor de renda mensal seja igual ou superior a € 2.500.
A data de início de atividade deve ser comunicada no prazo de 60 dias a contar da data em que aquele exercício for comunicado para efeitos fiscais, as transações imobiliárias e contratos de arrendamento celebrados no primeiro semestre devem ser comunicados até ao final do mês de agosto seguinte e as transações e contratos celebrados no segundo semestre devem ser comunicados até ao final do mês de fevereiro do ano seguinte.
As comunicações obrigatórias deverão ser efetuadas, exclusivamente, através do site do IMPIC.
Para mais informações contacte:
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